Préparer une présentation stratégique quand le temps manque

Les présentations stratégiques sont régulièrement marquées d’un fort paradoxe : être des instants clés pour convaincre et guider vos équipes, tout en ayant très peu de temps pour les préparer. Entre urgences opérationnelles, comités multiples et variés, et sollicitations répétées, ZEPRESENTERS vous propose ici une base simple d’incontournables pour clarifier et convaincre sans improviser. 

Fixer un objectif minimal à atteindre

Quand le temps manque cruellement, la tentation peut être grande de “remplir des slides” au fil de l’eau, délégant parfois cette tâche à d’autres, et transformant petit à petit une prise de parole stratégique en rapport d’activité qui se conclura par quelques recommandations sur l’avenir. 

Prenez 5 minutes entre 2 réunions pour noter la réponse à ces 3 questions, afin de vous éviter des gestes inutiles, et de simplifier votre préparation. 

• Pourquoi prendre la parole maintenant et pas dans un mois ? : Cette question vous permettra de mettre en cohérence votre présence et le temps que l’auditoire vous accorde. Cela permettra aussi d’être au clair sur ce qu’il est nécessaire de faire comprendre en priorité. 

• Pourquoi s’adresser à ce public ? : Cette question vous permet ici de redonner du sens à la présence des personnes en face de vous, ainsi que de clarifier leur apport au projet. Cette étape vous donne une clé supplémentaire pour répondre à la question finale..

• Concrètement, si on ne se souvenait que d’une phrase de cette présentation, laquelle ce serait ? : Cette dernière question permet, après avoir clarifié les points précédents, de mettre en lumière l’idée centrale de votre présentation, et donc de vous recentrer sur l’objectif. 

Avec ces 2 questions, vous aurez un excellent point de départ pour orienter votre réflexion et commencer à mettre les bases de votre présentation. 

Pour plus de questions vous permettant de faire les bons arbitrages sur vos présentations, Bruno Clément a publié son 20e secret dans son podcast pour prendre la parole en Pleine Confiance. Écoutez le 98e épisode de Moment de Vérité, “Concentrez-vous sur l’essentiel !”

Structurer un récit, même minimaliste

L’improvisation, bien qu’une compétence puissante dans l’exercice de prise de parole, ne fonctionne pas sans structure simple sur laquelle s’appuyer. Un récit avec un squelette présent, mais imparfait, sera toujours plus impactant qu’un déluge de données. 

La méthode de la Pleine Confiance chez ZEPRESENTERS vous conseille donc de vous reposer à minima sur une structure en trois axes : 

• Enjeu : La problématique à régler, le diagnostic juste et pertinent de la situation. 

• Action : La stratégie qui vient y répondre, ce qu’on met en action suite au constat.

• Conséquence : Les conséquences directes, déjà observées ou attendues, des actions précédentes. 

Ce fonctionnement en trois temps est la boucle narrative, et comme son nom l’indique, est fait pour “boucler”, c’est-à-dire que la structure peut être utilisée de manière macro, ou micro. Vous pouvez donc faire le choix d’incarner trois temps distincts dans votre présentation, ou de présenter vos sujets un à un, chacun ayant sa propre boucle enjeu-action-conséquence. 

Cette structure garantira, d’une manière simple mais impactante, un récit cohérent et engageant. 

Miser sur la présence plutôt que la perfection

Une présentation moins préparée peut également être un temps précieux d’échange et de co-construction. Incarner un sujet stratégique, c’est prendre une posture forte, pouvant générer une belle dynamique entre vous et vos équipes. Si les propos sont clairs, et que la conviction est présente, les cases sont cochées. 

Pensez donc à vous appuyer sur des éléments qui renforcent votre posture plutôt que sur une stratégie de contrôle. On préfèrera un visuel fort et compréhensible au premier coup d’œil, à 10 slides illisibles. 

Il faut aussi garder en tête qu’il n’y a rien de plus stratégique que l’expérience : appuyez-vous sur votre auditoire, échangez en accueillant les interruptions pour mieux avancer ensemble, et n’hésitez pas à parler de votre propre vécu sur les données décrites. 

Transformer la contrainte en force

Une présentation à la préparation express, un moment on vous l’accorde qui peut se révéler stressant et peu confortable, ne condamne néanmoins pas la réussite de votre prise de parole. 

Au contraire, savoir incarner la stratégie avec conviction, et guider votre auditoire avec expertise et clarté, peut être un incroyable moment d’impact et de leadership. Savoir transformer la pression du temps en catalyseur de clarté afin de mieux embarquer est une force pour un dirigeant. 

Rappelez-vous qu’au fond, vos collaborateurs ou vos comités ne sont jamais passionnés par les exposés exhaustifs. La prise de parole est une affaire de confiance, afin de vous suivre dans vos projets. 

Si vous souhaitez monter en compétence en leadership et en posture d’orateur, quelles que soient les circonstances, consultez notre calendrier des prochaines formations Le Leadership pour prendre la parole en Pleine Confiance.