73 – STORYTELLING ET EVENEMENT, LE DUO GAGNANT !

Avant de créer ZEPRESENTERS, j’ai fait toute ma carrière professionnelle en agence de communication. Et ma dernière expérience en date était celle de diriger le planning stratégique d’une grande agence événementielle. Et moi, qui suis de culture publicitaire et digitale, je dois dire que j’ai découvert un métier très différent mais absolument passionnant et fascinant !

Car pour le coup, un événement c’est un « Moment de Vérité »…

Quand le topeur annonce le 1er TOP dans les casques des équipes techniques… Tout doit se dérouler de manière fluide et sans couture ! Il y a donc forcément une énorme pression pour que le jour J et à l’heure H… tout marche ! Et c’est la raison pour laquelle la plupart des agences événementielles ont développé une forte expertise opérationnelle ! Et très naturellement, l’essentiel de l’énergie et du budget sont dépensés dans la production de l’expérience : le choix du lieu, la scénographie, la lumière, le son, la vidéo, l’accueil, la restauration, etc…

Mais ce qui m’a frappé, et pour ne pas dire déconcerté, lorsque j’ai commencé à travailler sur des projets événementiels, c’est que le sujet du storytelling et de l’éloquence était souvent le parent pauvre. Le truc pour lequel on dépense le moins possible… voire même que la plupart du temps on sous-traite à des rédacteurs en chef externes, des concepteurs rédacteurs ou des coachs en prise de parole en public.

Et du coup, ça donne parfois des événements qui laissent une trace émotionnelle contrastée : On a tous vécu des grands rassemblements dans des lieux magnifiques avec une superbe scénographie, un cocktail/buffet incroyable… Mais plombé par une prise d’otage de 4H de présentations avec des orateurs et des oratrices mal préparés qui égrènent les éléments de langage de l’entreprise avec le leadership d’un caramel mou, accompagnés de slides plus ou moins indigestes…

Et bien, pour vous faire une confidence, c’est ce constat qui m’a donné l’idée et l’envie de créer Zepresenters il y a 10 ans… Je me revois me dire intérieurement : « Comment peut-on dépenser autant d’argent pour créer une expérience exceptionnelle dans un lieu incroyable… et ne consacrer que quelques heures à la préparation des prises de parole ? » Alors que c’est l’essence même d’un événement : des humains qui s’adressent à d’autres humains !

Et depuis 10 ans, nous militons chez Zepresenters pour un rééquilibrage des investissements entre le ramage et le plumage… c’est-à-dire mettre autant le poids du corps sur le storytelling de l’événement et l’éloquence des orateurs que dans l’écrin expérientiel.

Depuis, nous avons accompagné des dizaines de projets événementiels en termes de stratégie narrative et je vous propose de vous raconter concrètement comment nous nous y prenons. Eh bien, pour faire un parallèle avec l’univers des séries, notre job s’apparente à celui d’un showrunner. Le showrunner, c’est un peu l’architecte de l’histoire d’une série. C’est la personne qui est le garant de la cohérence narrative, de la pertinence du scénario et des dialogues et parfois même de la mise en scène. Il travaille toujours en co-création. Il est à la fois co-auteur, co-scénariste et co-réalisateur.

Et sur un projet événementiel en tant que showrunner, nous intervenons sur 3 étapes clés.

La 1ère étape : C’est l’étape de la conception du storytelling de l’événement.

Plusieurs semaines ou mois avant le jour J, nous travaillons en proximité avec les comités de direction et les équipes événementielles pour définir la stratégie narrative de l’événement.

• • Cela consiste d’une part à formaliser ce que nous appelons « l’objectif de présence » de l’événement : c’est-à-dire clarifier ce que nous voulons que le public pense, ressente, fasse et retienne.
  • D’autre part à identifier et formuler la « promesse de changement » de l’événement:  C’est-à-dire l’idée centrale de l’événement et ce qu’elle doit changer pour le public.
  • Puis nous co-créons le storytelling général de l’événement à l’aide de notre StoryCanvas®, c’est-à-dire le séquençage de chacune des interventions dans un fil narratif cohérent et pertinent, en identifiant pour chacune des séquences : l’objectif, l’idée principale, le format, le timing et les transitions. Exactement comme dans une série avec ses différents épisodes.
  • Le livrable de cette première étape est d’une part le « pitch de l’événement », très utile pour donner du sens en amont et mobiliser les personnes qui vont devoir intervenir.
  • Et d’autre part le « conducteur de l’événement », c’est-à-dire le découpage minuté des différentes prises de parole qui va nous servir de guideline tout au long de la préparation.

Et si vous vous formiez au Storytelling ?

L’exercice de la présentation est devenu incontournable. Il fait appel à des compétences indispensables pour les professions liées au management, la vente, la communication et la gestion de projet.

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La 2ème étape : C’est l’étape de la co-écriture des différentes interventions.

Pour rester dans l’analogie des séries, c’est le moment où nos équipes se focalisent sur la création du contenu de chaque épisode. L’enjeu de cette étape c’est de donner les moyens à chaque intervenant de présenter le plus efficacement possible son sujet, tout en étant en cohérence fond/forme avec le fil narratif général de l’événement.

Pour cela, nous recommandons 3 grands principes chez Zepresenters.

1er principe : Donner prioritairement la parole à ceux qui font. Tout simplement parce qu’un témoignage bien préparé de quelqu’un du terrain aura toujours plus d’impact que l’intervention aussi brillante soit-elle d’un grand chef à plume sur le même sujet.

2ème principe : Privilégier les formats courts : De 5 à 10 min max par séquence. Ce format peut faire peur, mais je peux vous dire que par expérience il est redoutablement efficace. Car il oblige chaque intervenant à se concentrer sur l’essentiel, il permet d’avoir un temps de préparation plus réaliste et enfin il est parfait pour maintenir l’attention du public.

3ème principe : La co-écriture. Nous n’écrivons jamais les textes pour les intervenants afin de garder l’authenticité des prises de parole. Chez Zepresenters on n’aime pas les éléments de langage, mais on adore les éléments de narration. Chaque présentation est une petite histoire qui doit être totalement incarnée par la personne sur scène. Généralement, nous préparons chaque intervention en 3 séquences en visio : Pour clarifier le fil narratif, structurer le duo orateur/slide et faire un premier filage pour valider l’impact et le timing.

Enfin, la 3ème étape et non des moindres : La répétition générale.

Pour tirer le fil de l’analogie des séries, c’est l’étape du tournage du show ! Chez Zepresenters, nous avons l’habitude de dire que la « répétition n’est pas une option »… Même si vous pensez que vous êtes bon 😉 Car on ne répète pas pour être bon, mais pour être prêt… Prêt à prendre la parole sur la scène d’un lieu événementiel qui peut être impressionnant… Prêt à présenter avec des éléments techniques qui peuvent être déstabilisants (le micro, le retour écran, le timer, les spots)… Mais aussi prêt à l’imprévu qui est inhérent à tout événement… car oui, ça arrive que le retour écran sur scène tombe en panne… Tapez « Michael Bay – présentation Samsung » dans Google et vous aurez un bel aperçu d’un orateur qui n’était pas prêt à l’imprévu 😉

La répétition générale, c’est le moment où l’ensemble de l’histoire prend forme et où chacun prend conscience de son rôle et de sa responsabilité dans la réussite de l’événement !

Et puis après… c’est SHOOWTIME !!!! Le moment de vérité de vos idées… et c’est le moment où pour notre part nous quittons notre rôle de showrunner et nous reprenons notre place de spectateur avec l’envie de vivre une expérience événementielle à la fois utile et agréable !

Merci d’avoir écouté ce 73ème épisode de Moment de Vérité, dans le prochain épisode je vous propose d’aborder une autre thématique où le storytelling est très utile : la réponse aux appels d’offres !

N’hésitez pas si vous avez d’autres questions ou besoin de plus de corrections.