52- AU SECOURS, J’AI DES TABLEURS À PRÉSENTER !

Aujourd’hui, je vais tenter de vous retirer une belle épine du pied ou plutôt du clavier en répondant à cette question, comment présenter efficacement ses idées avec un tableur Excel ? Excel, quel merveilleux outil pour se simplifier la vie lorsqu’on a des calculs complexes à faire, des datas à agréger, un business plan à imaginer ou des performances à suivre.

Et franchement, je suis personnellement fasciné par toutes celles et ceux qui sont devenus de véritables Jedi du tableur, dotés du super pouvoir de prévoir l’avenir grâce à leur maîtrise hors norme des macro-commandes et des tableaux croisés dynamiques.

Alors oui, pour toutes ces raisons et bien d’autres, Excel est un merveilleux outil et vous avez bien raison de vous en servir pour mieux comprendre, analyser et piloter vos données. Mais franchement, on ne va pas se mentir, quel outil de « hum » pour présenter ses idées et ses projets ?

Mais ne vous inquiétez pas, à la question  :

« Comment faire pour présenter efficacement ses idées avec un tableur Excel ? », j’ai une réponse !

Une réponse tellement simple et évidente qu’elle va peut-être même vous choquer. Vous êtes prêts ? Alors, comment bien présenter vos idées avec un tableur Excel ? Eh bien, ne le faites pas, tout simplement ! Pourquoi je vous dis ça ? Parce qu’Excel n’est pas fait pour ça. Un tableur est un formidable outil de réflexion, mais certainement pas de présentation.

Évidemment, depuis huit ans que le cabinet existe, des ultras fans d’Excel, j’en ai rencontré plein. Et quand je leur dis ça, je dois faire face à une bonne dose de résistance à base de « Oui, mais moi… » alors, je vous ai sélectionné les trois « Oui, mais moi… » que l’on entend le plus couramment lors de nos missions de conseil ou de coaching, tout en vous apportant quelques pistes de solution.

En première position, j’ai « Oui, mais moi, je suis obligé. Je n’ai pas le choix. » « Ah bon ? Vous êtes obligé d’être chiant ? Mince, je compatis. » Alors OK, admettons que vous soyez totalement contraint d’afficher des tableaux illisibles et incompréhensibles.

Comment faire ?

À minima, faites un zoom sur le chiffre qu’il est essentiel de partager pour comprendre l’idée centrale qui se cache derrière la foire fouille du tableur affiché sur vos slides

Par exemple, si vous êtes obligé d’afficher votre tableau de suivi de chiffres d’affaires mensuels, il vous suffit d’avoir un titre clair qui dit « Plus 30% de chiffre en juin », un record jamais atteint, plutôt qu’un gros titre sans saveur qui dit « suivi mensuel du chiffre d’affaires ».

En seconde position, j’ai le fameux « Oui, mais comme ça, j’ai tous les chiffres sous la main, au cas où ». Celui-là, je l’aime bien parce qu’il est facile à démonter. Lorsqu’on m’oppose cet argument, j’aime bien poser cette question à mon interlocuteur. « OK, alors c’est quoi l’idée que tu veux partager grâce à ce tableur ? »

Admettons qu’ils me répondent « Eh bien, le fait que le niveau de satisfaction de nos clients est en forte hausse ». Je lui réponds « OK, alors quels sont les KPIs essentiels que ton public doit retenir pour te croire ?»

Et là, généralement, j’ai au mieux trois KPI qui ressortent. Et de lui-même, la personne me répond « En fait, tu as raison, je n’ai pas besoin de tout mon tableur. Je vais faire une slide avec un titre clair et n’afficher que ces trois KPI. » ce à quoi je réponds « Non, sans malice. Mais bien sûr que tu en as besoin, mais pas de l’afficher. Garde-le en slide caché.

On ne sait jamais au cas où. » enfin, en troisième position, j’ai le sublime « Oui, mais tu comprends, un tableur, ça fait sérieux. Celui-là, je l’adore. Cet argument est une des expressions visibles du syndrome de l’expert.

Quelqu’un qui, consciemment ou pas, a plaisir à vous noyer dans le détail de sa complexité pour démontrer son expertise et asseoir sa crédibilité. Et pour lui, des slides épurées, ça ne fait justement pas très sérieux. Je vous donne un truc pour reconnaître un expert, c’est la personne qui vous dira systématiquement après une présentation « Enfin, tu sais, ce n’est pas si simple. »et il a raison, l’expert.

C’est vrai qu’un projet d’entreprise, ce n’est pas si simple et que plus on creuse un sujet, plus on se rend compte qu’il est complexe.

Et en même temps, ce que l’expert n’a pas compris, c’est qu’il a tout intérêt à simplifier son propos et ses tableaux pour amplifier son impact et son expertise. Parce que les plus grands experts à qui on fait confiance sont ceux qui se font comprendre.

Donc, au risque de décevoir certains d’entre vous, non, ça ne fait pas sérieux d’afficher des tableaux

Ça envoie surtout le signe que vous n’avez pas fait l’effort de clarifier vos idées pour prendre soin du public qui vous écoute. Donc, en conclusion, à l’exception des réunions de travail dont l’objectif est de remplir ou valider le détail des contenus d’un tableur, le seul et unique conseil valable que je puisse vous donner, c’est de ne jamais afficher vos tableurs lors d’une présentation.

Et si vraiment vous y êtes obligé, affichez le pour le principe et dites à votre audience un truc du genre « Alors, qu’est-ce que nous apprend ce tableau ? » Trois éléments clés qu’il est essentiel de comprendre. Et là, subtilement, vous cliquez sur votre télécommande et vous affichez une nouvelle slide avec un titre clair et les trois chiffres clés en question. Et le tour est joué. Pour terminer, si vous vous sentez particulièrement concerné par ce sujet, j’ai une bonne nouvelle à vous partager.

Dans le prochain épisode, je partagerai avec vous mes conseils pour répondre à une peur qui angoisse de nombreux orateurs débutants, la peur du trou.

Si vous avez envie d’en savoir plus sur Zepresenters notre méthodologie, notre offre de conseils, de formation et de conférences, je vous invite à télécharger gratuitement notre petit guide de survie pour rendre vos idées désirables.

Si Excel est votre meilleur ami, je pense que ce 52ème épisode de Moment de Vérité va vous intéresser !