07- L’Affaire Powerpoint !

Qui dit présentation dit PowerPoint.

S’il y a bien un logiciel qui a réussi l’exploit de s’imposer dans le quotidien de centaines de millions de personnes en entreprise tout en étant à la fois détesté, décrié, voire rejeté, c’est bien PowerPoint.

Ou le pauvre point comme l’a rebaptisé le philosophe Michel Cerf. C’est vrai qu’il est rare d’entendre dans les couloirs des entreprises « chouette, une réunion PowerPoint. »

Et pourtant, c’est le quotidien de la plupart de nos clients et sans doute du vôtre également. Et je ne peux m’empêcher d’avoir une pensée émue pour les quelques 1,2 milliard d’utilisateurs de ce logiciel, selon une estimation de Microsoft, qui, chaque semaine, subissent des dizaines de présentations composées de centaines de slides indigestes, souvent délivrées mollement et sans conviction lors des comités de direction, synergies transversales et autres points projets.

Et le pire, c’est que tout le monde s’en fout. Une étude récente que nous avons menée avec Opinion Way nous a démontré qu’il y a une sorte de résignation généralisée des équipes en entreprise. Oui, on s’ennuie ferme dans les réunions. Oui, les slides sont souvent très moches et incompréhensibles, mais on l’accepte. Et du coup, d’après l’étude, 43% en profitent pour gérer leurs mails et deux tiers avouent souvent penser à autre chose.

Les Américains, qui ont toujours le sens de la formule, appellent ça « Death by PowerPoint »

La mort par PowerPoint. Des présentations d’un ennui tellement mortelle que même Jeff Bezos, le grand patron d’Amazon, les a fait interdire lors de ses comités de direction. Mais si on prend le point de vue de l’orateur, la mort par PowerPoint, c’est très sérieux.

C’est le cimetière de toutes les bonnes idées qui n’ont pas vu le jour, simplement parce qu’elles ont été mal présentées. Car bien évidemment, il est difficile de mobiliser et fédérer les gens autour de vos projets si vous les ennuyez. J’ai même un de nos clients fidèles qui nous a confié un jour que dans l’entreprise, il se surnommait entre eux les Sliders, les mangeurs de slides.

Bref, tout le monde adore détester PowerPoint. Et en même temps, c’est bien connu, quand on perd un match de tennis, c’est toujours la faute de la raquette, n’est-ce pas ? Et pour ma part, j’aimerais prendre la défense de ce logiciel mal aimé et surtout mal compris. Pourquoi ? Parce que

PowerPoint est un outil absolument formidable et d’une efficacité opérationnelle redoutable, pour peu qu’on s’en serve correctement.

Car oui, en théorie, nous avons l’habitude de dire chez Zepresenter que le duo orateur/ slide est un duo magique, car il associe cognitivement l’impact d’un support visuel à celui d’un orateur engagé et inspirant. Bref, pour reprendre un vieux slogan de Paris Match, le poids des mots, le choc des photos. Alors, il est vrai qu’en entreprise, nous avons plus souvent affaire à un duo tragique plus que magique.

Et les présentations affichées sont la plupart du temps ce que j’appelle des slides béquilles sur lesquelles l’orateur s’appuie pour étayer son propos. Des slides très chargés, mal mis en page, avec plein de bullet points, de graphe, de tableau. Et ces slides sont les symptômes visibles d’un syndrome dont je parle dans l’épisode 4 de Moment de Vérité et que je vous invite à réécouter : Le syndrome du bon élève, quelqu’un qui vient présenter pour prouver qu’il a bien travaillé.

Mais ce que je ne vous ai pas dit dans ce précédent épisode, c’est que le problème de ce syndrome, c’est qu’il est dégénératif. Et en vieillissant, le bon élève devient un expert.

L’expert ne présente plus pour prouver qu’il a bien travaillé, ça, il le sait, car il a pris la confiance avec l’âge, il présente pour démontrer qu’il a raison. Alors, pour reconnaître un expert, je vous donne un truc infaillible. Il a une petite phrase qui le caractérise parfaitement. « Oui, mais ce n’est pas si simple. »et vous savez quoi ? Il a raison, l’expert.

C’est vrai que la vie ce n’est pas si simple, que vos projets ne sont pas si simples, que les stratégies des entreprises ne sont pas si simples. Pour autant, c’est de votre responsabilité de faire simple quand vous prenez la parole, car plus vous simplifiez votre propos, plus vous amplifiez votre impact. C’est la même chose pour vos supports de présentation.

Et j’en viens à une règle fondamentale de design qui guide tous nos accompagnements, simplifiez pour amplifier. Vos slides ne doivent pas être des béquilles sur lesquelles vous vous appuyez, mais des lampes torches qui mettent l’emphase sur les idées que vous partagez à l’oral et que vous souhaitez que votre public retienne.

Il faut comprendre que Microsoft a créé PowerPoint pour produire des contenus destinés à être vus, pas pour être lus.
Ça, c’est le rôle de Word. Et quand vous prenez la parole, l’objectif, c’est qu’on vous écoute, pas qu’on lise vos slides. D’autant que personne ne peut à la fois écouter et lire en même temps. Et si vos slides sont trop chargées, deux options se présentent alors pour le public. Soit vous êtes captivant et il vous écoute et fait abstraction de votre support de présentation, soit vous êtes ennuyant et le public fait le choix de lire vos slides et ne vous écoute plus.

Alors, simplifier pour amplifier, comment faire ?

Je vais vous donner deux méta principes très efficaces qui vous permettront de simplifier vos slides pour amplifier votre impact.

Premier principe, respectez la règle « une idée par slide ».

Chaque slide doit être le véhicule d’une seule idée, celle que vous êtes en train de partager. Vous avez deux idées ? Faites-en deux slides.

Deuxième principe, sur chacune de vos slides qu’est ce qui est important et qu’est ce qui est essentiel ?

Ce qui est essentiel, bien entendu, vous le gardez et vous l’affichez sur votre support.

Ce qui est seulement important, supprimez-le et éventuellement évoquez le à l’oral. Prenons un exemple pour bien comprendre la technique. Si vous souhaitez partager les résultats d’une étude de marché, inutile d’afficher tous les résultats dans un tableau illisible agrémenté d’histogrammes complexes.

Sélectionnez le chiffre essentiel que le public doit retenir et affichez-le en très gros sur vos slides.

Par exemple, plus 15% de vous. Ajoutez un titre qui exprime l’idée principale que vous souhaitez partager, par exemple « la plus forte croissance de l’année » et racontez à l’oral comment vous avez obtenu cette croissance exceptionnelle de +15%.

Ainsi, vous optimisez l’impact de votre Duo orateur slides, le public vous écoute et il a en même temps sous ses yeux l’idée principale que vous êtes en train de partager.

Simplifiez pour amplifier. Moins il y en a sur vos slides, plus on vous écoute.

Pour terminer, je vous propose un petit test très simple qui vous permettra de valider si vos présentations sont conçues pour être vues. Le test des cinq secondes. Prenez une slide que vous avez conçue et essayez de voir si vous êtes capable de comprendre son contenu en moins de cinq secondes.

Si ce n’est pas le cas, il vous faut alors optimiser votre support. Pour cela, posez-vous ces deux questions.

Quelle est l’idée centrale que je souhaite évoquer sur cette slide ? Et qu’est-ce qu’il est essentiel d’afficher ?

La semaine prochaine, nous aborderons un sujet qui devrait particulièrement vous intéresser, car nous l’avons tous plus ou moins ressenti un jour ou l’autre lors de nos prises de parole, le trac.