Comment préparer une présentation à la dernière minute ?

“Vous avez 24h pour préparer la présentation de votre projet !” La sentence vient de tomber. Le client a avancé la réunion ? Un désistement libère un créneau inattendu vous permettant de tenter votre chance ? Vous n’avez tout simplement pas pu prendre de l’avance pour vous préparer à cause d’un planning surchargé ? Bref, quel que soit le scénario, vous voilà propulsé dans une sacré course contre la montre !

Et même si certains aiment vivre dangereusement, selon le sujet, on se passerait bien d’avoir à endosser le rôle de Jack Bauer dans 24h chrono. Alors comment faire pour gagner un maximum de temps, tout en restant pertinent et impactant ? Aujourd’hui, on vous propose 2 conseils pour bien préparer ces présentations aux allures de sprint :

I) Comment préparer une présentation à la dernière minute ? Ne vous lancez pas tête baissée !

Saviez-vous qu’en moyenne sur 100% d’un message nous ne retenons que 3% de celui-ci, passé 3 jours ? Ce qui équivaut sur 1H de présentation à seulement 1min48 de temps de parole… Ça ne veut pas dire que l’heure est vaine. Cela doit surtout vous rappeler que vous devez être clair sur ce que vous voulez que votre public retienne !

Posez-vous donc les questions suivantes :

Qu’est ce que ma présentation doit changer pour ceux qui m’écoutent ? (Qu’est ce que je veux que mon public pense, ressente et fasse après m’avoir entendu ?)
Et quelle est l’idée principale que j’aimerais qu’ils retiennent ?

Lorsque l’on a pas ou peu de temps, on peut être tenté de se jeter sur Powerpoint. On repart d’une ancienne présentation (qu’importe son origine tant qu’elle peut nous faire gagner du temps !) et de peur d’oublier un détail important on y note TOUTES les informations qui nous passent par la tête. Et si recycler une ancienne présentation peut se révéler être d’une grande aide (comme expliqué dans notre zeconseil de la semaine dernière : https://www.zepresenters.com/jusquou-peut-on-recycler-ses-presentations/). Encore faut-il en faire bon usage … Et surtout, savoir où est-ce que l’on va !

Le plus grand danger lorsque l’on fonce tête baissée dans ce type d’exercice, c’est bien de se perdre. Se perdre dans une multitude de détails, d’informations, avoir du mal à les hiérarchiser et donc paradoxalement perdre un temps précieux.

Alors avant de vous lancer, cherchez toujours à être très au clair sur cette minute que vous voulez transmettre. Cela vous permettra de faire les bons arbitrages pendant votre préparation entre ce qui est intéressant et ce qui est vraiment indispensable.

II) Travailler des réflexes de storytelling pour gagner du temps de préparation.

Quand on a peu de temps devant soi, on a aussi souvent tendance à empiler les couches d’informations pour être sûr de ne rien oublier. Ce qui s’illustre malheureusement, 9 fois sur 10, par une présentation analytique de type exposé, avec de grands chapitres tels que : sommaire, contexte, chiffre clés etc.

(Ecoutez ! Vous entendez au loin votre auditoire et votre crédibilité qui s’endorment déjà ?)

“Donnez-moi 3 minutes, je vous fais un discours de 3 heures. Donnez-moi 3 heures, je vous fais un discours de 3 minutes.” disait Winston Churchill. Et il a entièrement raison. Faire court, ça prend du temps !

Pourtant nous sommes formels : Ce n’est pas parce que vous n’avez pas beaucoup de temps devant vous, que vous êtes condamné à suivre un plan analytique au risque d’endormir votre auditoire. Même limité par le temps, vous pouvez construire votre présentation sous forme d’histoire en seulement 3 étapes.

Dès aujourd’hui, habituez-vous à utiliser le pouvoir de la boucle narrative en storytelling. Elle permet de maintenir facilement un lien de cause à effet dans tout ce que vous dites, pour gagner en cohérence et en intérêt. Alors comment ça marche ? En définissant clairement pour chacune de vos actions, ses enjeux et ses conséquences.

(Spoiler alert : Cet article a justement été écrit de cette manière. Tout comme, probablement, votre livre ou votre série netflix préférée ! ).

Pour définir les enjeux de vos actions :

Demandez-vous :

Qu’est ce qui a motivé votre idée, votre action ?
Pourquoi cette action est-elle nécessaire ?
Que cherche t-on à accomplir ?
Quel est le problème que l’on essaye de résoudre ?
Quel risque prend-on en ne faisant rien ?

Un film ne démarre pas, d’entrée de jeu, par dévoiler toutes les grandes actions du héros. On commence plutôt par poser les bases d’une situation initiale qui va venir justifier les actions à venir. Et bien, dans une présentation c’est la même chose ! D’abord on plante le décor, pour donner tout le sens aux actions qui suivent. C’est ainsi que vous faciliterez la compréhension de vos actions et mobiliserez votre auditoire sur la nécessité de les mener à bien.

Ensuite définissez clairement les actions que vous allez mettre en place.

Demandez-vous :

Qu’avez-vous ou qu’allez-vous concrètement mettre en place ?
Avez-vous un plan, un processus ou un outil en particulier que vous souhaitez présenter ?
Quelles sont les étapes de votre projet ou de votre idée ?

Cela constituera le cœur de votre histoire et concrétisera votre projet pour ceux qui vous écoutent.

Enfin pour chaque actions définissez ses conséquences :

Demandez-vous :

Qu’a t-on a y gagner ?
Quels en sont les bénéfices ?
En quoi va t’on se transformer grâce à cette action ?

Imaginez un film sans fin : où après avoir vu le héros traverser toutes ces épreuves, on ne sait pas vraiment ce qu’il se passe ou ce que certains personnages sont devenus. Frustrant non ? Et bien, c’est le même mécanisme qui est à l’œuvre dans une présentation ! Il est donc important que vous définissiez sur quoi vous souhaitez laisser votre public. Grâce à vos actions, allez-vous atteindre vos objectifs ? Qui vont être les grands bénéficiaires de toute cette histoire ? Est ce que cela vous permet d’atteindre un “happy end” ? Est-ce que cela nécessite de mettre en place une action supplémentaire ? Ou est-ce que cela laisse envisager une suite à venir ?

Être clair sur les conséquences de vos actions, c’est un des meilleurs leviers en votre possession pour donner envie aux gens de travailler avec vous ! En ancrant les bénéfices potentiels de votre projet dans l’esprit de ceux qui vous écoutent vous démultipliez l’impact et l’attractivité de votre proposition. Alors ne faites surtout pas l’impasse dessus !

Vous verrez qu’en utilisant la boucle enjeux-actions-conséquences dans vos présentations vous connecterez de manière pertinente et impactante tous les éléments de vos histoires. Qui plus est, plus vous travaillerez cette boucle, plus elle deviendra un véritable réflexe, et plus vous gagnerez du temps dans vos rédactions et dans vos prises de paroles !

Bien sûr, en 24h, il y a fort à parier que tout ne sera pas sec. Mais c’est tout à fait naturel ! Il y aura toujours quelque chose à améliorer. S‘il est nécessaire, n’hésitez pas à assumer devant votre public que vous n’avez pas pu préparer cette présentation dans les meilleures conditions mais que le sujet est important et que vous tenez à les accompagner tout du long.

Accordez leur votre confiance et vous verrez ! Si vous êtes bienveillant avec votre public, il vous le rendra en vous confiant ce qu’il a de plus précieux : son écoute.

En conclusion, quel que soit le temps imparti qui vous est donné, prenez toujours le temps de vous poser les bonnes questions avant de foncer tête baissée. Prendre du temps au bon moment, c’est en gagner lorsque cela compte vraiment !

Storytelling