L’intérêt du Storytelling pour les Appels D’offres

Ah les appels d’offres. Ces dossiers de milliers de pages. Ces cahiers des charges à n’en plus finir. Les lectures nocturnes. Un seul objectif : répondre au mieux à la demande pour gagner le contrat ! Sauf que voilà, les concurrents en face sont toujours susceptibles de proposer aussi bien, voire mieux. Comment se différencier ? Comment marquer durablement les esprits du jury avec votre proposition ? Aujourd’hui on vous explique pourquoi le Storytelling est un merveilleux allié, même sous une pile de contraintes ! 

Pour ceux qui ont déjà eu l’occasion de préparer une réponse à un Appel d’Offre ou qui sont en plein dedans, ces deux petits mots évoquent beaucoup de travail, de stress, de règles à respecter. Le risque c’est de ne se focaliser que sur le respect des règles, le prix en oubliant un élément essentiel : donner envie ! Si vos concurrents répondent c’est qu’ils sont en capacité de fournir une réponse cohérente au marché. Tout le monde répond au cahier des charges. Mais qu’est-ce qui fera la différence ? Pourquoi auraient-ils envie de travailler avec vous et pas les autres ? 

Dans cet exercice on retrouve souvent 3 grands livrables : le dossier technique, la synthèse d’offre et la soutenance orale. S’il y a un premier conseil, hors storytelling, que nous pouvons vous donner c’est d’être clair sur l’usage de chacun de ses outils. 

Le dossier technique

Vous voyez ces centaines, voire milliers de pages qui détaillent précisément votre réponse ? Oui, celles-là même que personne ne lit vraiment où la pertinence technique de votre réponse finit par être diluée dans des phrases trop longues ou trop complexes. Logique, vu que vos experts métier ne sont pas forcément des rois de la rédaction. Et que si vous avez un spécialiste de la rédaction, il n’est pas dit qu’il comprenne vraiment toutes les subtilités techniques…

Ce sujet mériterait un article à part entière. Mais pour vous aider, pensez à vous concentrer sur l’usage du dossier technique. Pensez à ceux qui vont avoir à le lire et mettez-vous à leur place pour leur faciliter le travail : l’expérience de lecture doit être “utile et agréable”. En schématisant, on identifie rapidement trois usages :

• Prendre connaissance de la réponse. Peu de gens, voire personne, n’a pour mission de tout lire. En fonction des enjeux, différents experts vont se partager la lecture du dossier. Il est important qu’ils trouvent rapidement la partie qui les concerne et qu’ils puissent se repérer rapidement dans votre document.
• Valider la conformité de la réponse. La mission des experts qui étudient votre réponse est d’abord d’en évaluer la conformité. Rien ne sert de leur compliquer la tâche car on ne lutte pas contre un tableau Excel. Il est malin de faire précéder une partie du dossier par une synthèse de ce que l’on trouvera dedans.
• Nourrir leur recommandation. Au-delà des aspects politiques d’un appel d’offre, il ne faut pas négliger le support que peut représenter la direction technique quand on lui demandera son avis. Et, le cas échéant, sa capacité de nuire. Les parties saillantes de votre réponse ou, au contraire, les propositions que vous challengez, doivent être mises en exergue afin d’attirer l’attention et d’être facile à retrouver.

Votre synthèse raconte l’histoire de votre projet

Ou comment résumer en quelques pages des mois de travail… Bien que frustrant, ce livrable est sûrement le seul que TOUT le monde va lire ! C’est pourquoi il va être important d’y mettre du sens, et de quoi vous distinguer. 

Si le dossier technique doit respecter un schéma bien précis, vous avez souvent l’opportunité de travailler plus librement la synthèse d’offre (ou plus communément appelé : l’executive summary). Et là, c’est le moment de sortir votre arme secrète : le storytelling ! La synthèse d’offre c’est le Pitch de votre réponse. Son rôle : comprendre l’essentiel de votre projet et donner envie d’en savoir plus ! 

Ceux qui vous évaluent ne s’intéressent pas à votre proposition, ils s’intéressent à ce qu’elle va changer pour eux. Alors, plutôt que de vous épuiser à essayer de prouver que vous avez raison, racontez leur une histoire : celle du changement que votre projet va provoquer.

Et c’est exactement pour cela que la structure du storytelling est une mine d’or pour donner du sens et lever les résistances. 

Quel est le problème majeur ?

Dans le cahier des charges figure la problématique majeure et les besoins de votre client. Inutile de répéter ce qu’il vous a déjà dit. Allez plus loin en formulant la problématique de votre point de vue. Quel est votre diagnostic ? Qu’est-ce que vous avez déjà pu observer dans d’autres contextes, avec d’autres clients ? Quels sont les enjeux auxquels ils doivent se préparer à faire face ? 

Donnez du sens à votre réponse

Souvent, l’AO tourne autour d’un seul et même enjeu : le budget. Très souvent lorsque l’on accompagne des entreprises qui répondent à ces AO leur première réaction est : “il faut qu’on fasse attention au prix”. Et lorsque l’on demande si c’est toujours le moins cher qui gagne, la réponse est toujours “pas forcément”. Sortez de cette pensée polluante de devoir justifier le prix. Pour cela, l’ordre dans lequel vous racontez les choses joue un rôle essentiel. Partagez vos convictions avant les solutions ! 

Quel est votre objectif ? Où voulez-vous emmener votre public ? Quelle est votre vision de ce projet ? 

Ensuite, soyez clair sur le moyen que vous mettez à votre disposition pour réussir. Qu’est-ce qui vous différencie de la concurrence ? Quelle est votre arme secrète ? Le moyen qui vous permettra de répondre mieux que quiconque à leurs attentes (un savoir-faire, une équipe, une expertise, un outil, un algorithme, etc. ). 

Anticipez les principales résistances

D’emblée, vos lecteurs auront des points clés qui participeront à les convaincre. Si vous êtes capable de les rassurer sur ces résistances, alors vous arriverez à l’oral avec une confiance a priori beaucoup plus solide. Prévoyez donc de faire un petit exercice : quels sont les principales oppositions auxquelles nous pouvons faire face ? Et comment pouvons-nous y répondre ?

N’oubliez pas de conclure

Et oui ! La conclusion c’est le moment de ramasser la copie, de faire un pas de côté pour se tourner vers le futur : quand vous aurez mis en place votre projet, que deviendra votre client ? Qu’est-ce qui deviendra possible ? C’estle feu d’artifice final, la synthèse de tous les bénéfices de votre solution. Elle est aussi importante que le reste. Ce sont les derniers mots qui accompagneront les lecteurs. Assurez-vous de concevoir une conclusion claire et impactante.. 

C’est l’heure du grand oral

Bien joué, vous avez passé la première étape ! Maintenant il va falloir se préparer, très probablement en équipe, à prendre la parole. Comment structurer votre présentation ? A qui donner les paroles ? Quoi dire ? 

Bonne nouvelle, vous avez déjà fait le plus gros du travail avant. La trame de votre histoire se trouve dans la synthèse d’offre. Maintenant, il va falloir l’adapter à un mode oral. Il ne va plus être question de construire un document destiné à la lecture mais un livrable destiné à être écouté et à être “vu”. 

Il est indispensable de préparer un support qui respecte quelques règles pour être présenté (si les règles vous le permettent) en suivant les consignes de la compétition vous le permette. Pour savoir comment l’optimiser, rendez-vous sur ce précédent conseil. Et s’il est nécessaire d’avoir un document plus élaboré, plus dense avec plus d’éléments, préparez un document à leur laisser à côté. Car si vous suivez nos conseils, vous savez que tableaux et graphiques à n’en plus finir n’ont pas leur place dans une présentation. Préférez leur laisser un document plus complet avec les éléments afin de maintenir leur attention sur ce qui est le plus important : vous ! 

Répétez, Répétez, Répétez

Le mieux placé pour prendre la parole, c’est celui qui maîtrise le mieux le sujet. Mais pas question de se préparer chacun dans son coin. Les enjeux sont trop importants, prenez du temps ensemble pour verrouiller tous les moments de votre intervention. Répétez votre intervention ensemble, accompagné d’un chronomètre. Il serait dommage de découvrir le jour J qu’une seule partie prend déjà 50% du temps. Pas de place au hasard ou à la surprise, il faut arriver prêt !

En conclusion, si le storytelling est si prisé c’est qu’il fait appel à une chose simple : la façon dont fonctionne notre cerveau. Créer une structure qui fait sens pour valoriser votre projet est un moyen hautement efficace pour marquer les esprits. Et si vous voulez un petit coup de pouce, gardez en tête que l’on vous propose des accompagnements spécifiques aux appels d’offres chez ZEPRESENTERS.