S'approprier la présentation de quelqu'un d'autre

Comment s’approprier la présentation de quelqu’un d’autre ?

Vous êtes à la veille d’une splendide journée ! Effectivement vous venez de boucler l’un de vos plus gros dossiers de l’année et vous comptez bien souffler un peu. Il est 20h et vous recevez un message de votre manager qui va tout bouleverser : “Nous avons un problème, je devais faire la présentation du projet mais je suis incapable de tenir debout, il va falloir que tu présentes à ma place » !

Ce cas vous paraît extrême, mais il peut arriver à tout moment. Pour vous y préparer voici quelques conseils qui vous permettront de vous approprier la présentation de quelqu’un d’autre.

 

Recevoir une présentation faite par quelqu’un d’autre n’est pas une tâche facile et il faut aller au-delà du j’aime / j’aime pas, pour se concentrer sur l’essentiel. Et pour cela il faut dans un premier temps s’approprier la présentation. 

 

1/ Comprendre c’est apprendre avec ses mots ! 

S’approprier la présentation de quelqu’un d’autre ne signifie pas apprendre celle-ci par cœur. Le problème, c’est que dès notre plus jeune âge on nous demande de venir réciter des poèmes, le cours d’histoire ou un enchaînement mathématique sans vérifier auparavant si nous avons bien compris la chose. Et forcément, en grandissant, nous répétons cette mécanique de récitation par cœur pour montrer que nous avons bien fait notre travail.

Mais si votre objectif est de montrer que vous avez bien fait votre travail, alors vous vous trompez !

Il faut souvent plus de temps pour comprendre le fil de pensée de quelqu’un, que pour répéter mot pour mot ce qu’il avait prévu de dire. Mais apprendre par cœur peut représenter des risques. En effet, vous pouvez vous retrouvez dans la situation où, vous ne vous rappelez plus d’un mot précis, ce qui va entraîner chez vous du doute et potentiellement de la panique . Alors que comprendre, c’est venir creuser le sujet pour le rendre abordable à notre propre compréhension. Une fois que vous avez compris quelque chose, vous êtes en mesure de le restituer à l’oral de plusieurs façons, alors qu’apprendre vous offre une seule solution.

Si vous arrivez à bien comprendre un sujet, vous serez capable de donner plusieurs exemples qui vous parlent, d’utiliser des variations dans vos phrases, faire preuve d’improvisation si la situation le demande. Celà vous permet, en cas de trou de mémoire, d’utiliser un autre vocabulaire et d’être plus fluide et compréhensible dans votre prise de parole.

Une fois que vous avez compris le sujet, et l’idée centrale de la présentation,, il ne vous reste plus qu’à trier les éléments qui vous paraissent essentiels pour gagner en temps et en impact. 

 

​​2/ Trier pour faire ressortir l’essentiel

Vous n’avez que quelques heures pour vous approprier la présentation et vous voulez éviter la nuit blanche qui risquerait de vous rendre fébrile lors de la présentation.

Pour cela, pensez à faire ressortir le ou les éléments forts à votre prise de parole ! 

Bien entendu ici l’objectif est de trier le fond du sujet et non la forme. En effet, ne perdez pas votre temps à reprendre le design des slides, concentrez-vous plutôt sur ce que vous allez raconter avec ces slides. 

Pour celà, prenez slide par slide et posez-vous la question “c’est quoi l’idée ?”. Qu’est-ce que je souhaite transmettre à travers cette idée ? Identifier les idées clés qui rythment la présentation va vous permettre de reconstruire un fil logique, de vous centrer sur l’essentiel et d’affiner vos transitions.

 

3/ Passer en mode présentateur

Un fois que vous avez trié ce que vous allez dire, n’oubliez pas d’intégrer vos notes dans la partie notes de l’orateur de votre logiciel de présentation. On vous en parle dans cet article https://www.zepresenters.com/passez-en-mode-presentateur/.

Vous n’avez pas suffisamment de temps pour vous préparer, mais une répétition, même succincte, ne fait jamais de mal.

Pour vous aider dans l’enchaînement de votre présentation, n’oubliez pas de vous aider de l’option “notes de l’orateur”. Cette option vous permet d’avoir vos notes sous les yeux pour vous permettre de garder la cohérence de vos propos. Alors attention, avoir des notes ne signifie pas les lire comme nous pouvons lire un livre. Pensez à incarner vos notes, à prendre le temps de revenir au niveau des idées. De plus cette fonctionnalité vous permet d’afficher sur votre support de présentation la slide en cours de visionnage, mais surtout la slide suivante, ce qui vous permet d’anticiper la suite de votre présentation et d’assurer la cohérence de vos propos.

 

Pour conclure, il n’est jamais évident de récupérer au dernier moment une présentation que l’on n’a pas préparée. L’envie d’envoyer la patate chaude à quelqu’un d’autre est tentante, mais rarement possible. En revanche c’est une bonne occasion d’évaluer le leadership que l’on vous accorde. C’est une occasion de partager votre vision, votre diagnostic. C’est aussi une occasion de vérifier que vous maîtrisez suffisamment la stratégie dans laquelle votre projet s’inscrit : les enjeux (d’où on vient et ce qu’il faut changer), le sens (la direction dans laquelle on va) et les objectifs (la mesure du succès).