Comment préparer une présentation pour quelqu’un d’autre ?

Devoir préparer une présentation pour quelqu’un d’autre peut se révéler être un exercice aussi complexe que frustrant. Complexe, car on sait que le jour J on ne sera pas la personne qui portera le propos, mais on doit s’assurer que le message soit bien transmis. Frustrant, car on peut y mettre beaucoup d’énergie pour se rendre compte, au final, que cela ne sera pas utilisé ou pire… mal. Le truc, c’est que même si vous n’êtes pas en première ligne : si le messager s’en sort mal, on blâmera aussi forcément l’expéditeur. Alors comment sortir victorieux de ce véritable casse-tête ? Cette semaine on vous confie trois enseignements clés (dignes de Confucius) pour mieux calibrer cette opération.

Un message mal compris, est un message mal transmis

Il n’y a pas de secret, pour que les gens soient capables de relayer votre message (comme vous l’avez imaginé) il faut tout d’abord qu’ils le comprennent. Et ça, ce n’est pas toujours évident lorsque l’on reçoit un discours ou un Powerpoint de slides entier dont on n’est pas l’auteur. Même par texto, on se rend bien compte des erreurs de compréhension qu’une seule phrase peut provoquer. Alors, imaginez sur une présentation complète ! A ce sujet, il est indispensable d’être très clair sur une chose : la responsabilité de compréhension n’est pas du ressort de votre interlocuteur mais bien la vôtre. Si votre messager le Jour J fait un faux pas, c’est que cela n’était pas suffisamment clair pour lui au départ.

Alors, pour favoriser la compréhension de formats aussi denses qu’une présentation, il est essentiel :

De travailler le fil narratif et la cohérence de votre présentation.
Que celui-ci soit transparent et facilement connu par votre orateur.

Alors, qu’est ce que l’on veut dire par là ?

Construire une histoire qui fait sens

Tout d’abord, on oublie les paragraphes de discours ou la multitude de slides qui se succèdent sans liens de cause à effet. Dites-vous bien que chaque élément de narration doit toujours être là pour une raison et surtout toujours mener au suivant.

Comment vous en assurer ? À chaque fois que vous ajoutez une slide (ou un argument dans votre discours), demandez-vous quel est son lien avec la slide (ou l’argument précédent). Si l’élément permet de créer un fil narratif cohérent, provoquant la slide suivante ou s’il est une conséquence logique de ce qui a été énoncé avant : BINGO ! Par contre, si celui-ci arrive comme un cheveu sur la soupe, cela doit allumer tous vos warnings !

Lorsque le lien de cause à effet n’est pas évident, cela peut signifier deux choses. La première, c’est qu’il faut peut-être tout simplement supprimer cet élément de narration parce qu’il n’est pas indispensable à la compréhension (et qu’il vous oblige à faire un pas de côté pour pouvoir en parler). La seconde, c’est que cet élément de narration n’est peut-être pas à la bonne place dans votre discours. Dans ce cas-là, il suffit de modifier son “ordre” d’arrivée dans la narration pour le placer là où il est une cause ou un effet d’un autre élément.

Attention, si l’on insiste autant c’est que ce lien de cause à effet n’est pas anecdotique ! Il est essentiel à la bonne compréhension de nos cerveaux ainsi qu’à sa bonne mémorisation. (Et oui, notre cerveau est avant tout rationnel !). Et vous verrez, en étant attentif aux liens de cause à effet vous ferez plus simplement l’arbitrage entre ce qui est essentiel et ce dont on peut finalement se passer. Mais pas seulement ! Cela vous évitera aussi de tomber dans le piège des digressions à répétition qui peuvent être très chronophages et pénibles pour un auditoire. Les liens de causalités sont indispensables pour créer un bon storytelling,

Prendre le temps de transmettre soi-même le message

Maintenant, après tout ce travail pour créer un propos cohérent, il serait bête que votre orateur passe tout de même à côté ! Deux solutions s’offrent donc à vous. La première : prendre du temps à l’oral avec le futur orateur pour lui raconter l’histoire et vérifier que ça fait sens aussi pour lui. La seconde : si vous êtes en format présentation powerpoint, profitez de l’espace “commentaire” sous les slides. Évident et pourtant très peu utilisé, cela vous permet d’y noter soit l’intégralité de la narration que vous aviez imaginé, soit le lien de cause à effet, c’est-à-dire la transition qui lie le propos précédent au suivant. Croyez-nous, ce petit mémo est très utile. D’une part, il permet d’éviter les oublis même si le temps passe jusqu’à la présentation. D’autre part, si pour X raison, une autre personne est amenée elle aussi à porter le sujet, elle raccrochera plus facilement les wagons . C’est ce que l’on appelle du temps bien investi !

Trop d’informations, tuent l’information (et la crédibilité de l’orateur par la même occasion)

Attention ! Si donner des informations est nécessaire afin de s’assurer que le futur orateur ne soit pas perdu ou livré à lui-même, vouloir trop en donner provoque très souvent l’effet inverse. Trop d’informations, c’est désastreux pour un orateur comme pour son public. C’est énergivore tout en étant soporifique. Bref, on ne sait plus où donner de la tête ni ce qu’il faut retenir ou transmettre. Ce qui par effet boule de neige devient alors fatal pour la crédibilité de l’orateur. Car quelqu’un qui ne semble pas capable de faire le tri entre l’essentiel et ce qui gravite autour, forcément ça semble louche.

Pour éviter le piège du “trop”, il existe quelques astuces.

Évitez de présenter trop de chiffres en même temps. Des études ont été menées et montrent qu’après 3 jours sur 100% d’un message, un auditoire ne se souvient plus que de 3% de celui-ci. Si les chiffres sont déjà compliqués à mémoriser, imaginer ce qu’il se passe quand ils sont nombreux ! Choisissez vos batailles et mettez l’emphase sur ceux qui sont vraiment importants. (Besoin d’un peu d’aide pour mieux utiliser vos chiffres dans vos présentations ? Ça tombe bien, on a écrit un article sur le sujet !)
Essayez toujours de garder un support de présentation épuré. Pour y arriver, il n’y a pas 36 solutions, il faut s’autoriser à simplifier et vraiment le faire. (Vous voulez apprendre à simplifier vos présentations ou vérifier que vous êtes sur les bons rails ? Cet article a été écrit pour vous aider !)
Si une information apparaît sur une slide mais qu’elle n’est à aucun moment commenté par l’orateur, cela veut dire qu’elle n’y a pas sa place. Enlevez l’information de la slide, et passez la en commentaire uniquement si vous pensez qu’elle pourra être utile pour l’orateur dans le cas de questions réponses.

Pour résumer, si le fil narratif de votre présentation doit être clair pour pouvoir être compris, mémorisé et transmis, cela veut dire que celui-ci ne doit pas être noyé dans une multitude de détails une fois positionné sur une slide !

Cela ne se passera pas exactement comme vous l’avez imaginé et c’est tant mieux !

Jusqu’à preuve du contraire la majorité d’entre nous ne sont ni des robots, ni des acteurs récompensés aux Césars. Il nous est donc très difficile, voire impossible, d’apprendre ou de restituer un texte, un discours, mot pour mot tel que celui-ci a été imaginé ou écrit par quelqu’un d’autre. Pour y arriver, nous sommes obligés de passer par une étape dite “d’appropriation”. On va changer des mots pour les remplacer par d’autres avec lesquels on est plus à l’aise, on va modifier des slides, passer certaines infos sous silence, en ajouter, etc.

“Comment ça ils vont dévier du script initial ? Ils vont forcément transformer le message du coup !” Alors oui, ça peut faire peur au premier abord que les gens mettent leur “patte” à ce que l’on a mis tant de temps à écrire. Mais cela ne veut pas dire que le message principal ne sera pas transmis. Si vous vous êtes assurés (étape 1 de cet article) que le message a été bien compris par le futur orateur et que celui-ci est clair, les modifications apportées continueront de servir votre objectif. Et contrairement à ce que l’on pourrait croire votre message aura même probablement plus d’impact ! Car spoiler alert : un de nos outils les plus précieux pour toucher les autres et les mettre en mouvement, c’est notre sincérité. Et vous avouerez qu’il est difficile d’être sincère quand on a les mots d’un autre dans la bouche … Donc, pour mieux vivre cette expérience et en décupler l’efficience, il est dans votre intérêt d’accepter et d’embrasser ces changements.

En conclusion, ce qu’il faut retenir c’est que votre mission dans cet exercice, contrairement à ce que l’on pourrait croire, n’est pas de réaliser le meilleur support ou le meilleur discours de votre vie. Votre mission est d’aider votre interlocuteur à réaliser le meilleur discours de SA vie. De vous assurer qu’il sait où est-ce qu’il va et par quel chemin il doit passer. Et l’aider à avoir toutes les cartes en main pour réaliser la meilleure présentation possible. Alors pour ne pas perdre cet objectif de vue, demandez-vous tout du long du projet comment vous pouvez prendre soin de lui et vous verrez ! Votre interlocuteur et sa prestation n’en seront que meilleurs. Alors, on vous le demande, c’est qui la prochaine personne que vous allez aider ?

Storytelling